Spotkanie w Microsoft Teams utworzysz bezpośrednio w zakładce „Kalendarz”. Wystarczy uzupełnić szczegóły wydarzenia i je zapisać. Po zapisaniu w szczegółach spotkania pojawi się link, który możesz wysłać uczestnikom.
Jak utworzyć spotkanie w Teams?
Spotkanie możesz zaplanować bez korzystania z Outlooka. Cały proces wykonasz w aplikacji Microsoft Teams:
- Otwórz zakładkę „Kalendarz” w aplikacji Teams.
- Wybierz „+ Nowe spotkanie” albo kliknij wybrany dzień i przedział godzinowy w kalendarzu.
- Wpisz tytuł spotkania oraz ustaw datę i godzinę.
- Dodaj opis, jeśli uczestnicy powinni otrzymać dodatkowe informacje.
- W polu uczestników wpisz adresy e-mail zapraszanych osób. Możesz też pominąć ten krok, jeśli chcesz przekazać uczestnikom sam link.
- Wybierz „Zapisz” lub „Wyślij”, zależnie od wersji aplikacji.
Zapisanie spotkania jest konieczne, aby wygenerował się link, szczególnie gdy nie dodajesz uczestników bezpośrednio przez adresy e-mail. Po zapisaniu wydarzenie pojawi się w kalendarzu Teams.
Jak uzyskać i udostępnić link do spotkania?
Link znajdziesz w szczegółach wcześniej zapisanego wydarzenia. Wykonaj następujące czynności:
- Otwórz zakładkę „Kalendarz” i kliknij utworzone spotkanie.
- Wybierz opcję edycji lub otwórz szczegóły wydarzenia.
- Znajdź tekst „Dołącz do spotkania w aplikacji Microsoft Teams”.
- Skopiuj link i wyślij go zaproszonym osobom.
Link możesz przekazać osobom spoza organizacji, nawet jeśli nie zostały wcześniej wpisane na listę uczestników. Udostępnij go na przykład przez:
- wiadomość e-mail,
- komunikator,
- portal wewnętrzny lub inną platformę używaną do kontaktu z grupą.
Dodanie uczestników w formularzu spotkania wysyła im zaproszenie i może ułatwić organizację wydarzenia. Udostępnienie linku jest natomiast wygodne wtedy, gdy chcesz przekazać dostęp większej grupie albo osobom, których adresów nie masz pod ręką.
Gdzie znaleźć opcje spotkania?
Pod linkiem w szczegółach wydarzenia znajduje się pozycja „Opcje spotkania”. Otwiera ona ustawienia kontroli dostępu i uprawnień. Możesz je zmienić także po wysłaniu zaproszenia.
Przed przekazaniem linku sprawdź przede wszystkim następujące ustawienia:
- Poczekalnia – określa, kto może wejść bezpośrednio na spotkanie, a kto musi zaczekać na wpuszczenie przez organizatora.
- Uprawnienia prezentera – pozwalają ustalić, kto może prezentować, udostępniać ekran i wpływać na przebieg spotkania.
Jeśli link ma trafić do osób spoza organizacji, poczekalnia daje organizatorowi możliwość sprawdzenia uczestników przed wpuszczeniem ich do spotkania. Przy wydarzeniach, podczas których tylko jedna osoba ma prezentować, ograniczenie uprawnień prezentera pomaga zapobiec przypadkowemu udostępnieniu ekranu przez innych uczestników.
