Aby założyć e-Doręczenia dla firmy, złóż wniosek przez Biznes.gov.pl, podpisz go elektronicznie, a po utworzeniu adresu aktywuj skrzynkę w Koncie Przedsiębiorcy. Dopiero aktywacja powoduje wpis do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) i pozwala odbierać korespondencję. Publiczna usługa, świadczona obecnie przez Pocztę Polską S.A., jest bezpłatna.
Do kiedy firma musi mieć e-Doręczenia?
Termin zależy od tego, czy przedsiębiorca jest wpisany do CEIDG, czy do rejestru przedsiębiorców KRS. Nowe firmy podają dane potrzebne do utworzenia adresu już podczas rejestracji.
| Podmiot | Termin obowiązku | Jak założyć adres? |
|---|---|---|
| Firma wpisana do KRS przed 1 stycznia 2025 r. | Od 1 kwietnia 2025 r. | Przez Biznes.gov.pl albo przy zmianie danych w KRS |
| Firma wpisana do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. | Od 1 października 2026 r. | Przez Biznes.gov.pl albo przy zmianie wpisu w CEIDG |
| Firma rejestrowana od 1 stycznia 2025 r. | Podczas rejestracji działalności | Wniosek CEIDG albo KRS |
Przedsiębiorca z CEIDG, który po 30 czerwca 2025 r. składa wniosek o zmianę wpisu, musi podać dane potrzebne do utworzenia adresu do e-Doręczeń już przy tej czynności.
Co przygotować przed złożeniem wniosku?
Wniosek składa się elektronicznie. Przygotuj narzędzie do podpisu oraz dane firmy i osoby, która będzie obsługiwać skrzynkę.
Do wniosku potrzebne są:
- podpis zaufany, podpis kwalifikowany albo podpis osobisty osoby uprawnionej do reprezentowania firmy
- dane przedsiębiorcy, w tym nazwa, NIP, REGON, adres korespondencyjny oraz numer KRS albo PESEL, zależnie od rejestru
- adres e-mail do powiadomień i aktywacji skrzynki
- dane administratora skrzynki – imię i nazwisko, PESEL albo identyfikator europejski oraz adres e-mail
JDG może obsługiwać skrzynkę samodzielnie albo wyznaczyć administratora. Spółka wpisana do KRS musi wskazać administratora. Nie musi nim być członek zarządu, ale wniosek powinny podpisać osoby uprawnione do reprezentacji zgodnie z KRS. Pełnomocnik może złożyć wniosek tylko wtedy, gdy ma odpowiednie umocowanie.
Przed wysłaniem wniosku sprawdź:
- czy wybrano właściwą firmę i właściwy rejestr
- czy adres e-mail został wpisany bez literówki
- czy dane administratora są zgodne z dokumentem tożsamości i bazą PESEL
- czy dokument podpisały wszystkie osoby wymagane zasadami reprezentacji
Jak złożyć wniosek na Biznes.gov.pl?
Dla firmy korzystającej z bezpłatnej usługi publicznego dostawcy wybierz wniosek o utworzenie adresu u publicznego dostawcy usługi. W praktyce skrzynka będzie dostępna w Koncie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.
- Zaloguj się na Biznes.gov.pl i otwórz usługę dotyczącą adresu do e-Doręczeń dla firmy.
- Wybierz opcję rozpoczęcia wniosku, a następnie zaloguj się do Konta Przedsiębiorcy.
- Wskaż firmę, dla której ma zostać utworzony adres.
- Wybierz „Utworzenie adresu u publicznego dostawcy usługi”.
- Wskaż rejestr firmy – CEIDG albo KRS.
- Podaj adres korespondencyjny oraz adres e-mail do powiadomień i aktywacji.
- W przypadku JDG zdecyduj, czy skrzynką zarządzasz samodzielnie, czy wyznaczasz administratora. W przypadku spółki KRS uzupełnij obowiązkowe dane administratora.
- Zaakceptuj regulamin, zapoznaj się z pouczeniem o skutkach prawnych wpisu do BAE i sprawdź podsumowanie.
- Podpisz wniosek elektronicznie, a następnie kliknij „Wyślij”. Samo podpisanie dokumentu nie oznacza jeszcze jego złożenia.
Jeżeli wniosek musi podpisać kilka osób, skorzystaj z funkcji wielu podpisów. Wniosek może zostać odrzucony, gdy podpisze go osoba bez prawa reprezentacji albo gdy dane administratora będą nieprawidłowe. Przy pełnomocnictwie może być potrzebna opłata skarbowa w wysokości 17 zł.
Jak aktywować skrzynkę do e-Doręczeń?
Złożenie wniosku nie uruchamia jeszcze skrzynki. Po rozpatrzeniu poprawnego wniosku otrzymasz wiadomość e-mail z informacją o utworzeniu adresu i instrukcją aktywacji. W KRS wiadomość trafia do administratora, a w JDG bez wyznaczonego administratora – do przedsiębiorcy.
- Otwórz wiadomość od zespołu e-Doręczeń i zapoznaj się z instrukcją.
- Zaloguj się do Konta Przedsiębiorcy. W przypadku spółki KRS powinien zrobić to wyznaczony administrator.
- Wejdź w zakładkę „e-Doręczenia” i wybierz firmową skrzynkę ze statusem wymagającym aktywacji.
- Kliknij „Aktywuj”, podaj adres e-mail do powiadomień i zaakceptuj wymagane warunki.
- Wybierz „Aktywuj skrzynkę” i poczekaj na potwierdzenie zakończenia procesu.
Po aktywacji adres zostaje wpisany do BAE. Od tego momentu skrzynka działa, a firma może odbierać i wysyłać korespondencję w ramach e-Doręczeń. Adres do e-Doręczeń nie jest zwykłym e-mailem. Pełni funkcję elektronicznego odpowiednika listu poleconego, a system zapisuje informacje o wysłaniu i doręczeniu wiadomości.
Co zrobić, gdy pojawi się problem?
Najczęstsze problemy wynikają z niepoprawnych danych albo pominięcia aktywacji. W takiej sytuacji:
- gdy nie przychodzi wiadomość aktywacyjna, sprawdź spam oraz adres e-mail podany we wniosku
- gdy skrzynka nie jest widoczna, sprawdź status sprawy w Koncie Przedsiębiorcy i poczekaj na rozpatrzenie kompletnego wniosku
- gdy system odrzuci wniosek, zweryfikuj dane administratora oraz zasady reprezentacji w KRS
- gdy zmienia się administrator, złóż przez Biznes.gov.pl wniosek o zmianę danych w BAE i wybierz dane administratora
- gdy portal czasowo nie działa, spróbuj ponownie później, ale nie odkładaj procedury do ostatniego dnia
Po aktywacji warto ustalić w firmie, kto regularnie sprawdza skrzynkę i kto ma dostęp do korespondencji. Nieodebranie wiadomości nie musi oznaczać braku skutków prawnych, dlatego e-Doręczenia powinny być traktowane jako stały kanał obsługi spraw urzędowych.
Najważniejsza kolejność to: wniosek, podpis i wysyłka, utworzenie adresu, aktywacja skrzynki oraz wpis do BAE. Dopiero wykonanie wszystkich tych czynności oznacza, że firmowe e-Doręczenia działają.
